Arenan - Skapar deltagarens intryck redan före loppet
Arenan är ofta den plats där deltagarna kommer att befinna sig under största delen av sin tid på ert lopp. Den profil ni väljer för arenan sätter stor prägel på hur arrangemanget uppfattas. Fundera igenom hur ni kan profilera er tävling så att den sticker ut jämfört med andra. Tydlig skyltning, fräscha banderoller, en målportal och eldar eller marschaller på ett nattevenemang är inslag som ger en trevlig inramning till arrangemanget.
Rekognosera på platsen och detaljplanera. Gör gärna skisser och märk ut var olika aktiviteter ska placeras. Kom ihåg att alltid samverka med markägare om röjning och markarbeten behöver göras.
Om ni erbjuder bagagehantering, tänk på att:
En vattentålig lapp med startnummer som fästs på väskan är att föredra till bagaget istället för plastpåse. Ha gärna olika färg på lapparna för olika klasser, så blir bagaget mera lätthanterligt. Bagaget bör kunna förvaras skyddat från regn.
Testa ert material och låt funktionärerna öva i förväg. Hur ser det ut med reservmaterial? Tänk på att de som jobbar med arrangemanget ska ha möjlighet att ta paus, det är bra om det finns lite extra folk.
Ett gott humör från arrangörerna gentemot deltagare, ledare, media och publik förstärker ett bra arrangemang ytterligare!
Tävlingsdagen
Bygg, skylta och snygga till arenan i god tid innan tävlingsdeltagarna kommer dit. Tänk på att sätta alla skyltar högt, när väl deltagare och publik är på plats skyms skyltarna om de sitter för lågt. Exponera sponsorer och samarbetspartners tydligt. Gräv ner eller häng upp elkablar och datakablage, så slipper ni avtrampade kablar. Planera in ett stort utrymme efter mållinjen, så att det finns plats att stå i kö för medaljutdelning och förtäring direkt efter målgång.
Det behövs många toaletter. Tänk på att ha servicepersonal hela tävlingsdagen som städar, fyller på papper och tömmer toaletterna efter hand.
Påbörja avveckling och nedmontering först efter klartecken från funktionsansvarig/tävlingsledare och först när samtliga löpare gått i mål. Det är viktigt att alla deltagare får uppleva en uppbyggd arena vid målgång. Städa och återställ allt så att markägare, tävlingsledare och hela gruppen blir nöjda. Var noga med att informera samtliga i arrangörsgruppen om att de behöver vara med att hjälpa till och plocka ihop efter tävlingen.